الأخصائي المعتمد في الأعمال المكتبية والإدارة

لمحة عامة:

ما الذي يميز الإداريين الاستثنائيين عن بقية الموظفين؟ ماالذي يتطلبه الأمر لتكون إداري مميز؟ تقدم لق هذه الدورة التقنيات العملية الأساسية والمتعمقة التي ستمكنك من التفوق في مكان عملك. وستتعلم أفضل الممارسات من مختلف التخصصات، مثل كيف تكتب باحترافية وكيف تصبح محاوراً ناجحاً. وتركز هذه الدورة أيضاً على أهمية توفير خدمة استثنائية للعملاء الداخليين والخارجيين وتأثير القيام بذلك. وبالإضافة إلى ذلك، سيكون لديك الفرصة لمناقشة تأثير الضغوطات في مكان العمل وكيفية تحويلها إلى ميزة. وستتعلم أيضاً كيف تتقن الاستخدام الفعال للوقت الذي سيعزز الإنتاجية وخفض مستوى ضغط العمل، وكيف يمكنك تنظيم وإدارة اجتماع فعال باحترافية. وأخيراً، ستتعلم بالتفصيل كيف يمكنك تحسين قدرتك على التعامل معال هاتف.

أهداف البرنامج:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• تحديد وفهم دور مدير المكتب والإداري
• تنفيذ استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لتنفيذ المسؤوليات بطريقة فعالة
• وضع سلوك للخدمة يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين
• ذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للتحكمبها
• تطبيق تقنيات إدارة الوقت اللازمة لتحسين الإنتاجية في المكتب
•   تنظيم الإجتماعات بفعّالية
• التعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل صحيح ومهنيا
• التعامل مع الاتصالات الهاتفية باحترافية

محتويات البرنامج:

دور مدير المكتب والإداري

• الإدراك مقابل الحقيقة
• عوامل نجاح الإداري: الاختلاف عن الآخرين بشكل واضح وكبير
• الكفاءات اللازمة لتحقيق النجاح
• ما الذي يجب فعله لتحقيق التميز في العمل
• تحديد دور مدير المكتب

مهارات التواصل الكتابي واللفظي الفعال

• تحسين المصداقية وكسب التقدير
• أهمية الموقف الإيجابي
• الحزم
• إقناع المدير وزملائك والمرؤوسين والعملاء بأفكارك
• إعداد عرض تقديمي احترافي
• ماهية عناصر المراسلات المهنية المتقنة
• الأسلوب والتنسيق
• تحديدا لهدف للقارئ
• توقعات القارئ

تقديم الخدمات للعملاء الداخليين والخارجيين

• فهم الاحتياجات الخاصة بالعملاء الداخليين والخارجيين
• إزالة عوائق تقديم الخدمة
• تقديم خدمات ممتازة
• تحليل عقلية الصومعة
• معالجة الشكاوى

أساليب إدارة ومواجهة ضغوط العمل

• الأسباب والأعراض
• تحديد مسببات ضغط العمل
• كيف يؤثر ضغط العمل على الأداء
• وضع خطة إدارة شاملة لضغوطات العمل

إدارة الوقت

• تحديد أسباب إضاعة الوقت والتخلص منها
• وضع الأهداف والأولويات
• استخدام المقاييس للتحكم في كفاءتك وتحسينها
• التخطيط وإدارة الوقت لك وللآخرين
• إعداد سجلات العمل الزمنية والاستفادة منها

تنظيم الاجتماعات

• عناصر الاجتماع الفعال
• تحضير جدول الأعمال
• مسببات ضياع الوقت الشائعة
• تسجيل محضر الاجتماع
• مسؤوليات القادة والمشاركون في الاجتماع

استخدام الهاتف بشكل مناسب

• السلوك المهني عند استخدام الهاتف
• قواعد الإنصات الجيد
• خطوات التعامل باحترافية عند الرد على مكالمة هاتفية
• التعامل مع الشخصيات الصعبة من المتصلين
• تحديد مشاكل المكالمات الهاتفية الشائعة وإيجاد الحلول

الفئات المستهدفة:

الإداريون والمساعدون والتنفيذيون وكبار المسئولين الإداريين والمشرفون المبتدئون.